Os elementos de um plano de gestão de projetos

O desempenho das organizações pode sempre ser otimizado, sobretudo no que diz respeito às suas operações e performance.

Começando pelo princípio, afinal o que é um plano de gestão de projetos?

Podemos defini-lo como um documento formal que define como é que um determinado projeto será executado. Neste documento estão incluídos vários pontos, como o orçamento, o cronograma, as metas, ou seja tudo o que é essencial para que se cheguem aos objetivos.

Através deste plano, é possível haver um equilíbrio de todos os recursos de que a equipa dispõe. E para ser eficaz, esse plano tem de descrever todos os recursos, como: os financeiros, técnicos; físicos e humanos, que são considerados fundamentais para que o projeto seja feito com eficácia.

 

Passando para a prática, quais são as 5 etapas da gestão de projetos?

Segundo a PMBOK, existem cinco etapas pela qual a gestão de projetos deve passar, que servem como um guião:

• 1ª etapa: Iniciação do projeto

Nesta 1ª fase, o objetivo é que haja uma definição do que vai ser realizado, desenvolver hipóteses de negócios para posteriormente o gestor de negócios conseguir aprová-lo.
Depois disso, é possível que se entenda quais são os objetivos, riscos, requisitos e propósitos do projeto.

• 2ª etapa: Planeamento do projeto

Esta fase é essencial para que haja sucesso no decorrer do projeto, começando por estabelecer os objetivos. Aqui focamo-nos em vários métodos, como por exemplo:

• Método S.M.A.R.T: este método assegura que os objetivos sejam rigorosamente analisados, sendo Específico, Mensurável, Alcançável, Realista e Temporal.
• Método CLEAR: este novo método ajuda a delimitar os objetivos que tenham em consideração o ambiente atual dos negócios, que é acelerado, sendo Colaborativo, Limitado, Emocional, Considerável e Aprimorável.

 

• 3ª etapa: Execução do projeto

Aqui passa-se para a prática, onde são feitos vários relatórios de performance/progresso, reuniões e updates de desenvolvimento.

Normalmente é feita uma reunião onde todos os membros da equipa são informados das suas tarefas.

• 4ª etapa: Monitoramento do projeto

À medida que o projeto vai decorrendo, deve ser analisado se está a correr tudo bem ou se são precisos alguns ajustes.

Após essa análise, os resultados são entregues e aceites (ou não) pelo cliente.

• 5ª etapa: Conclusão do projeto

Na última fase, o projeto está então concluído, e todos os membros que participaram do projeto dão como terminadas as suas tarefas e os de destaque são reconhecidos.

É importante que se faça uma reunião para avaliar os pontos altos e baixos do projeto, de forma a que sejam tiradas lições para melhorias nos próximos projetos.

Nesta altura, o gestor ainda tem algumas tarefas como lançar um orçamento final do projeto e um último relatório.

 

Ainda dentro da filosofia PMBOK, para se gerir bem os projetos, é necessário que hajam alguns elementos que funcionam como pilares, considerando como relevantes os seguintes:

• Objetivo
• Cronograma
• Custos
• Qualidade
• Comunicação
• Riscos
• Aquisições
• Partes interessadas
• Integração

 

Quais são os elementos que devem fazer parte do plano de projeto?

1. Cabeçalho
2. Introdução
3. Objetivo
4. Prazos
5. Custos

 

Portanto, podemos concluir que através de uma boa gestão de recursos, é possível uma melhor visão do panorama geral, uma distribuição mais adequada dos trabalhos, uma equipa em sintonia, metas realistas e um melhor planeamento do futuro.

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