6 dias, 6 passos na Gestão eficaz do Tempo!

Sabia que hoje (1 de abril), é o Dia Internacional da Diversão no Trabalho? E não, não é mentira! Gestão eficaz do tempo: Gerir bem o tempo é crucial para as nossas rotinas. Saiba como aproveitar recursos e evitar a escalada do ciclo da ansiedade.

Como pretendemos que este dia seja celebrado de forma diferente e que seja inesquecível para si, vamos dar algumas ferramentas para tornar o seu trabalho mais divertido. Em 6 dias, fique a conhecer os 6 passos uma uma Gestão eficaz do tempo.

Gerir o tempo é algo imprescindível no nosso dia a dia, a todos os níveis. É a forma como aproveitamos os nossos recursos, prevenimos situações que exigem demasiado de nós, e evitamos a escalada do ciclo da ansiedade, o STRESS.

Para isso, é necessária uma consciencialização dos nossos mecanismos internos, e sobretudo, dos nossos limites. Depois é só acrescentar uma pitada de motivação, para dar vigor e gosto na sua ação.

Ao sermos capazes de gerir o nosso tempo, tornamo-nos pessoas mais seguras, confiantes e disponíveis para nós e para os outros.

Dúvidas e dúvidas

Quantas vezes sentiu que corre contra o tempo, que as suas tarefas se acumulam, que os seus objetivos ficam pelo caminho, e que no final do dia, sente-se sempre mais cansado, com o sentimento de que o tempo deveria ter mais horas.

“Ó tempo volta para trás.” Não precisa de ser assim. Identificando as causas da falta de tempo, o leitor perceberá que é um agente ativo na mudança, que tem limites e que o seu cansaço é fruto de uma falha nos comportamentos a adotar.

Pode perguntar mil e um vezes, como se gere o tempo? Será que este pode ser gerido? Na verdade, ninguém gere o tempo, não podemos avançar e recuar nele, quando queremos ou quando nos dá jeito. Temos sim, ter em mente que como todos os recursos, o tempo é um deles e é gasto imediatamente. Portanto, pode aprender todas e mais algumas técnicas de gestão do tempo e ainda assim, continuar com perceção de que não chega. E não chega porquê? Porque não são as técnicas, mas sim, os comportamentos e atitudes que temos que influenciam a forma como vamos executar as tarefas e atividades do nosso quotidiano.

O objetivo deste artigo sobre gestão eficaz do tempo é guiar o leitor numa viagem do seu próprio tempo.  Ao longo de seis dias, vamos ajudá-lo a construir os alicerces para uma otimização dos seus recursos internos, priorizando sempre o tempo. Sendo este, um recurso precioso, que jamais deve ser desperdiçado, sob pena de não ter retorno.

 

Passo  1 – Definição Clara dos Objetivos

Todos sabemos que as nossas ações são guiadas por metas que fixamos, cujo objetivo é termos sucesso no que fazemos e conquistar resultados. A nossa vida é toda ela controlada pelo relógio, que nos faz lembrar prazos, por vezes, limitados. Na pressa, traçamos objetivos pouco claros e acabamos por perder o nosso ponto de partida e a nossa meta.

Um bom gestor de tempo:

– Saber o que quer fazer;

– Saber quanto tempo dispõe para executar o que quer;

–  Põe em prática ações a desenvolver tendo em conta, prioridades ou dificuldades de execução.

O leitor reflete agora na seguinte questão. Como posso criar objetivos que me permitam chegar onde quero, com o tempo que disponho?

Tenha em mente, que todo o objetivo deve ser SMART. Este conceito inglês mnemónico, explica que cada letra remete para um termo que se refere a algo a alcançar. Vejamos:

Specific – Específico

Measurable – Mensurável

Attainable – Atingível

Realistic – Realista

Timely – Temporal

 

1. OBJETIVO ESPECÍFICO

Seja claro quando fixa objetivos. Defina exatamente aquilo que pretende. Não deixe espaço para interpretações duvidosas.

Exemplo:

“Eu quero adquirir competências profissionais para tornar-me Diretor Comercial da empresa onde trabalho, e desta forma, controlar eficazmente uma equipa de vendedores e construindo uma carreira.

 

2. OBJETIVO MENSURÁVEL

O objetivo alcançar pode ser medido? Crie um sistema de medida, definindo aquilo que já atingiu e o que falta atingir, relativamente ao que se propôs.

Exemplo:

Quero que a minha equipa de vendas, consiga obter 20% de vendas a mais, em relação ao mês anterior.

 

3. OBJETIVO ATINGÍVEL

Defina um objetivo realista. Muitas vezes o objetivo é possível, mas não é realista

Exemplo:

“Reduzir em 20% os custos com a segurança e saúde dos trabalhadores” Apesar de facilmente atingível, não seria realista numa empresa que se preocupa com o bem-estar dos funcionários e que não apresenta justificação financeira para cortes.

 

4. OBJETIVO TEMPORAL

Nada se faz bem, sem uma data. Uma data de início e uma data de fim. A data que estabelecer não deve ser muito curta, pois corre o risco de o seu objetivo se tornar impossível. Também, se for demasiado longa provoca uma dispersão da iniciativa.

 

 

 

 

Passo  2 – Ter Uma Boa Agenda

A agenda é um instrumento de base de trabalho para a gestão do tempo. Não basta apenas ter uma boa agenda, é preciso saber utilizá-la, organizando-a de uma forma racional e de fácil interpretação para si. É importante que a agenda cumpra o seu papel, que é ajudá-lo a gerir o seu tempo.

 

Que tipo de agenda devo ter?

Para a gestão eficaz do tempo não há um modelo que seja melhor do que o outro. O leitor deve escolher conforme o gosto ou a sua funcionalidade. Depois de escolher, não deve cometer o erro, de só colocar na agenda apenas compromissos com terceiros, como reuniões ou viagens de trabalho, e ter à parte, num caderno, a listagem de tarefas. Tenha tudo escrito na sua agenda.

E os imprevistos, como lido com eles?

Uma boa pergunta, não é? Sim, os imprevistos devem estar sempre contemplados, em termos temporais, na sua agenda. Eles acontecem não é verdade? Portanto, porque não os considerar, também, importantes, já que o impedem de cumprir com as suas obrigações.

Para prevenir, escreva na agenda o conjunto total de tarefas a executar no dia seguinte, atribuindo-lhe um tempo de execução que deve ser determinado em função das tarefas que desempenha e da quantidade de imprevistos que costumam aparecer. Não se esqueça de ir atualizando a sua agenda.

Não preciso de agenda, a minha cabeça é a minha agenda!

Certamente que já ouviu alguém a proferir esta afirmação. Se uma das funções da agenda é libertar a mente para outros assuntos da vida, porquê insistir em guardar tudo na nossa memória.  Se está a tentar provar alguma coisa, desista. Ao guardar todas as informações na memória, aumentará a sua ansiedade e mais dia menos dia, “a coisa descamba”. Cometerá erros graves ou esquecer-se-á de coisas importantes.

Há limites. Todos nós temos o nosso. É uma regra que os bons gestores de tempo sabem. Portanto, desengane-se o leitor, se ainda acredita que não tem limites.

 

 

 

Passo  3 – Controlar as Interrupções

Quando falamos em interrupções, atribuímos logo um sentido negativo. Na verdade, há uma certa dualidade que esquecemos e que é importante ter em conta. Se por um lado as interrupções desviam a nossa atenção dos assuntos que estávamos a fazer, por outro, são bem-vindas, pois ajudam a descomprimir, a resolver um assunto mais rapidamente, ou trocar ideias e a fomentar a nossa criatividade.

Rotina profissional

Na sua rotina profissional, é possível que seja constantemente interrompido, e a sua atenção desviada. Isso deixa-o profundamente frustrado. O objetivo que tem pela frente será saber distinguir as interrupções benéficas, das não benéficas.

Uma verdade nesta matéria é que por vezes, não é possível eliminar todas as interrupções. No entanto, cabe a si, a parte interessada, decidir quanto tempo dedicará a cada uma. Se não sabe muito bem distinguir as interrupções, faça o seguinte exercício e responda às seguintes questões:

• Fui interrompido por quem? (por mim mesmo/a ou pelos outros)
• Quem me interrompeu?
• Qual a natureza/assunto da interrupção?
• A interrupção foi necessária?
• A interrupção era urgente?

Após esta análise, aprenda a ter equilíbrio entre bloquear aquilo que não interessa e a ser flexível quando o tiver que ser.

Sabia que…

Não podíamos deixar de terminar, sem lhe deixar algumas estratégias para minimizar o impacto das interrupções no seu dia a dia.

• Se trabalha num gabinete, feche a porta e coloque um aviso com a indicação “Por favor, não incomodar”. Se desenvolve uma atividade em espaço aberto, a solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala, colocando o mesmo aviso, só para prevenir. Às vezes, nem em lugares remotos estamos descansados. Haverá sempre quem nos aborde.
• Seja assertivo, diga NÃO com amabilidade e não tenha receio da reação dos outros. Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um/a colega.
• Elimine todas as distrações que possa ter no seu local de trabalho, nomeadamente, Facebook, Skype, a menos que sejam ferramentas importantes na gestão da sua organização social. Ponha o seu telemóvel em silêncio.

Como vê, nem tudo parece difícil na matéria das interrupções. Basta haver um equilíbrio, o seu.

 

 

 

Passo  4 – Delegar

Antes de avançarmos, convêm percebermos bem, o que significa delegar.  

A delegação é o ato de atribuir, deliberadamente, autoridade a um/a colaborador/a para executar uma tarefa que até então era desempenhada pela chefia. Mas não é só. Há mais dois aspetos a transmitir a quem passa a delegar.

• Responsabilidade: Assunção da responsabilidade envolvida. É necessário haver equilíbrio ente autoridade e responsabilidade. Não faz sentido atribuir a alguém responsabilidade sem autoridade.
• Confiança: Quem delega não pode demitir-se do que delegou. As chefias são sempre, em última instância, responsáveis por tudo o que se passa nos seus serviços. Delegar não significa “alheamento” e muito menos “demissão”!

Você que está a ler, certamente está a pensar em três coisas: Quais os benefícios em delegar? Serei incapaz, por estar a delegar? A outra pessoa estará à altura?

Benefícios

Os benefícios serão mais que muitos. Colaboradores motivados, enriquecimento de funções e crescimento pessoal e profissional e até mesmo pessoal, são apenas alguns exemplos.

Pode ainda ficar descansado porque não é por delegar que lhe vão atribuir incompetência. Está a ser inteligente a gerir pessoas no tempo. Se delegou uma tarefa ou atividade, é porque confiava na pessoa. Não a escolheu à sorte, escolheu?

Delegar tarefas permitirá que fique mais disponível para si e que se preocupe menos com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as competências dos seus colaboradores. Todos os bons gestores de tempo, que ocupam cargos de chefia, sabem que a obtenção de resultados, depende da gestão de dois fatores: as pessoas e o tempo.

5 fases de um processo de delegação

1.º Aceitação da responsabilidade por parte do/a colaborador/a que vai receber a delegação;

2.º Transmissão à pessoa habilitada (ao/a colaborador/a em quem vai delegar), da tarefa delegada;

3.º Comunicação eficaz com explicitação de todos os pormenores importantes para uma boa execução da tarefa;

4.º Verificação da existência das condições necessárias à realização com sucesso da tarefa delegada;

5.º Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível de desenvolvimento do colaborador).

 

Do que é que está a espera para avançar? Comece hoje a delegar.

 

 

 

Passo  5 –  Definir Prioridades

Um bom gestor de energia não está sempre a trabalhar a 100%. Trabalha a 10% das suas capacidades quando as tarefas não são prioritárias, para poder dar os seus 90% naquilo que de facto interessa.

Para fazer uma gestão eficaz do tempo é muito importante distinguir entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante. É imprescindível que no nosso dia a dia, consigamos compreender e identificar que tipo de tarefas e atividades nos são propostas.  Nem sempre é fácil, especialmente naqueles dias, que estamos acompanhados pela ansiedade que anseia crescer, ainda mais, em nós.

Avaliação

Só a partir de uma “avaliação” cuidada a respeito do que nos é atribuído, é que vamos conseguir direcionar e orientar as nossas ações. O objectivo é libertar tempo para tarefas que têm que ser atendidas de imediato, evitando ficar com a sensação de falta de tempo e, muitas vezes, de “dever não cumprido”.

Como o fazemos?

Conhece a Matriz do Tempo de Eisenhower? Trata-se de uma ferramenta muito simples que nos ajuda a combinar importância e urgência e a planear o uso do tempo com eficácia.

Matriz do Tempo de Eisenhower

Consoante a perceção que temos face às nossas tarefas diárias, devemos inseri-las nos quadrantes da Matriz, começando no quadrante I até ao IV. Grande parte do nosso tempo, é distribuída pelos quadrantes II e III. Mas, uma regra importante, passa por reservarmos sempre parte do nosso tempo para as situações de nível I que eventualmente poderão surgir. Assim conseguimos uma gestão eficaz do tempo.

Como manter o equilíbrio nas tarefas?

Siga o seguinte esquema e mantenha o equilíbrio nas tarefas diárias.

Como vê, já tem algumas orientações para começar a planear o seu dia a dia com segurança. Antes de nos despedirmos por hoje, gostaria de deixar aqui alguns pontos importantes que deve ter no plano de gestão de tarefas.

– Não planear 100% do tempo! Deixar cerca de 40% para imprevistos;

– Reservar tempo para reflexão e descanso reduzindo ao máximo os tempos de pressão.

– Planear assuntos mais importantes nas fases “mais rentáveis” do dia.

 

Passo  6 –  Preparar reuniões

Sabemos que as reuniões de trabalho ocupam muito do nosso tempo, especialmente se não forem preparadas convenientemente e de modo produtivo. Uma ajuda preciosa será considerar as seguintes fases.

1. Definir os objetivos da reunião;
2. Elaborar uma lista de assuntos através da técnica ABC.
3. Identificar os participantes
4. Definir o local, a data e o horário da reunião;

Gestão eficaz do tempo: os objetivos

Em relação aos objetivos, o que é que o leitor pretende com a sua reunião? Informar? recolher feedback? desenvolver ideias? resolver problemas? Defina bem o que pretende e lembre-se do Passo 1. A ideia é que a reunião surta algum efeito e não se saia dela, vazio.  Categorize os assuntos e coloque na sua agenda: Assunto A – “deve tratar”; Assunto B – “devia tratar”; Assunto C – “podia tratar”; Evita que se desoriente ou que se esqueça de algum assunto importante. Não convoque participantes que não acrescentem valor à sua reunião. Nada mais errante do que reunir com pessoas que estejam a pensar “o que estou aqui a fazer?”.

Defina um local adequado aos objetivos que pretende e com as condições logísticas necessárias. Estabeleça a hora de início e a previsão do seu fim, de modo a que as pessoas consigam a disponibilidade total. Evita-se desculpas com atrasos e saídas a meio da reunião.  Não quer participantes ansiosos por sair ou, constantemente, com um olho num assunto e o outro noutro, pois não? Faculte atempadamente toda esta informação, e peça a confirmação da participação das pessoas na reunião.

O tempo

Na dimensão objetiva e subjetiva do tempo, importa percebermos como estamos a distribuir o nosso tempo disponível e que benefícios ou consequências isso nos traz. Todos estes passos facultados ao leitor, foram uma ajuda, mas não dispensam um complemento mais empírico. A gestão do tempo pressupõe um conjunto de mudanças comportamentais, que se tornam mais conscientes mediante uma autoavaliação dos nossos comportamentos e atitudes.

Conclusões sobre a gestão eficaz do tempo

Informe-se, connosco, de como obter mais conhecimento e competências acerca deste tema e torne-se, a partir de hoje, num gestor consciente dos seus handicaps, aproveitando os recursos internos que desconhece e que o podem beneficiar.

Como dizia Saramago: “Não tenha pressa, mas também não perca tempo”

Obrigada pela visita.