Faz uma checklist para organizar o seu trabalho?

Para garantirmos a qualidade e produtividade no nosso trabalho, é necessário termos organização.

Através da organização os objetivos propostos serão atingidos e irá gerar confiança a todas as pessoas que fazem parte da equipa.

Para nos organizarmos, é importante a definição de prioridades, estipulação de prazos de entrega e acompanhamento de todas as tarefas.

Existem inúmeras vantagens ao manter a organização no trabalho, como:

A otimização do tempo

A partir de uma sistematização, é possível otimizar a rotina das tarefas e cumprir o que foi planeado, de forma a reduzir o tempo. Por isso é que no mundo dos negócios, faz sentido a famosa frase “tempo é dinheiro”.

Maior foco nas atividades

Para haver um foco total nas responsabilidades que cada colaborador tem, é importante que haja um ambiente favorável para isso, de forma a que nada lhe tire a atenção.

Maior bem-estar e conforto

Através de um local de trabalho que seja confortável para o colaborador, a motivação deste vai aumentar, e fazer com que ele se sinta mais à vontade e com vontade de ser produtivo.

Aumento da produtividade

Se o colaborador não tiver de se preocupar com tarefas que não estão programadas, vai aumentar a produtividade diária.

 

Além destas, também podemos considerar como benefícios: a diminuição do stress; o aumento da motivação; uma melhoria da imagem da empresa para o exterior; minimização dos problemas de saúde; reforço do relacionamento interpessoal; prevenção de imprevistos e aumento da criatividade.

 

Como é que se pode ter uma melhor organização no ambiente de trabalho?

• Fazendo pausas/intervalos
• Limitando o tempo para cada tarefa – cumprir prazos
• Priorizando as atividades no dia a dia
• Tendo um propósito para cada tarefa
• Evitando a procrastinação
• Fazendo uma tarefa de cada vez
• Evitando distrações com outros projetos
• Arrumando a mesa/área de trabalho
• Definindo a hora de sair
• Fazendo listas

Especificando este último ponto, surgiu a checklist.

E relacionando-a com a organização, permite definir visualmente e sistematicamente as tarefas, de forma a auxiliar a distribuição das tarefas e responsabilidades, economizando o tempo e tornando os processos mais produtivos.

 

Quais são as vantagens de utilizar checklist no trabalho?

• Organização mais eficaz dos processos

Através de uma checklist, criamos uma estrutura, pois existe uma classificação de itens necessários para determinado projeto. Assim são detalhadas as instruções a todos os elementos da equipa e definidos os prazos.

• Automatização das etapas

Pelo facto das checklists serem rapidamente assimiladas, vamos repetir as tarefas várias vezes, o que permite uma automatização rápida e eficaz.

• Redução das falhas

A checklist está disponível para toda a equipa, tornando-se uma aliada por ter tudo registado. Desta forma o reparo será feito de forma imediata e com a diminuição de riscos de produção e realização.

 

Devido à adesão a esta ferramenta, foram criados vários modelos de checklists, que são adaptadas às áreas (desde os setores produtivos aos de comunicação). Os mais tradicionais são:

• Checklist de monitoramento
• Checklist de conformidade
• Checklist de prevenção
• Checklist de coordenação

 

Quais são os passos principais de um checklist?

1. Definir o que precisa de ser verificado
2. Definir a frequência de utilização
3. Definir quem a irá utilizar
4. Definir os itens que têm de ser verificados
5. Testar a lista

 

Para concluir, é óbvio que quanto mais formos organizados, melhor o nosso trabalho irá correr e mais fácil os objetivos serão alcançados.

E um dos melhores métodos para isso, é recorrendo a checklists.

Sente que precisa disto para rentabilizar e melhorar a sua produtividade?

Nós ajudamos!