Como preparar uma reunião?
Já esteve presente numa reunião que sente que não serviu para nada?
Ou já teve dificuldades em preparar e conduzir uma reunião?
A verdade é que se não forem feitas da maneira certa, não vão servir para nada a não ser para perder tempo, por isso vamos ver alguns passos para atingirmos os objetivos certos!
Organize o desenvolvimento da reunião considerando os seguintes pontos:
- Determine a finalidade da reunião, tendo um objetivo claro
Para que a reunião não perca o foco, devem ser estabelecidos assuntos e pautas. Desta forma ganha-se minutos que podem ser muito valiosos para toda a empresa, de forma a que não se perca tempo com assuntos que não valem a pena.
- Faça anotações abertas
É útil e importante que sejam feitas anotações abertas sobre os principais pontos discutidos ou levantados. Desta forma estimula a participação de todos os envolvidos e estimula a memória.
- Estabeleça o tempo da reunião
Com a ajuda de uma pauta bem estruturada, consegue manter o foco dos assuntos a serem tratados, e é importante que não se ocupe mais tempo que o necessário para que as decisões sejam tomadas, para isso define-se um horário máximo de reunião.
- Prepare a sua equipa
É fundamental que os membros que vão participar na reunião estejam preparados e sejam avisados com antecedência, incluindo qual o tema.
- Escolha os participantes
O ideal é que só participe da reunião, quem consiga contribuir de alguma forma. Os que não estiverem envolvidos com o projeto, não devem participar.
- Tenha cuidado com o método de apresentação
Utilizar elementos visuais é bom, mas não se pode ser dependente desses (como por exemplo o PowerPoint), porque senão vamos ter tendência para ler os slides e os ouvintes perdem o interesse no que está a ser apresentado.
- Use um gatilho
De forma a que uma reunião seja produtiva, e que todos os participantes fiquem entretidos, é importante utilizar gatilhos para “prender” a atenção das pessoas a quem estamos a apresentar.
- Tenha um líder
É essencial que haja um bom líder, para conduzir as reuniões da melhor forma. Além disso vai conseguir visualizar os desafios de outra forma, e identificar as tarefas que têm de ser distribuídas. Com um grande líder, todos ficam a ganhar.
- Evite marcar reuniões fora do horário de trabalho
Só em situações de emergência é que se deve utilizar o horário fora de trabalho para as reuniões, pois afetará a vida pessoal dos colaboradores e é importante que haja uma separação entre a vida profissional e a pessoal de todos.
- Limite a utilização de telemóvel e acesso à internet
Não se deve utilizar os telemóveis, a não ser que seja por motivos realmente importantes e com conteúdos úteis para a reunião.
- Termine a reunião com o reforço das decisões que foram tomadas
Este é o momento de se resumir todos os assuntos abordados, e de se colocar e tirar todas as dúvidas que possam existir.
- Defina a próxima reunião
Através da definição da data da próxima reunião, as pessoas da equipa vão estando sempre organizadas e alinhadas com os mesmos objetivos.
Posto isto, podemos concluir que uma reunião produtiva acaba por tornar toda a equipa mais produtiva.
Com a ZONAVERDE, vai conseguir ter uma melhor preparação para que saiba discutir tudo o que é importante sem que ninguém perca o seu tempo.
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Esperamos por si
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