Regresso ao trabalho: 7 sinais de que a sua equipa precisa de desenvolver novas competências

O regresso ao trabalho depois do período de férias é, muitas vezes, uma oportunidade para reorganizar prioridades, retomar projetos e preparar os meses seguintes.

No entanto, também é uma boa altura para fazer uma pergunta importante:

A sua equipa tem hoje as competências de que precisa para responder aos desafios do negócio?

As funções mudam, as ferramentas evoluem e as exigências das organizações acompanham essa transformação. Por isso, competências que eram suficientes há dois ou três anos podem já não responder às necessidades atuais.

Ainda assim, nem sempre é fácil perceber quando existe realmente uma necessidade de atualização.

Na prática, os sinais começam muitas vezes por surgir no dia a dia: tarefas que demoram demasiado tempo, erros recorrentes, dificuldade em utilizar novas ferramentas ou dependência excessiva de algumas pessoas.

Identificar esses sinais atempadamente permite agir antes de surgirem problemas maiores.

Conheça sete indicadores que podem revelar que está na altura de desenvolver novas competências na equipa.

1. As mesmas tarefas continuam a demorar demasiado tempo

Um dos sinais mais simples de identificar é a repetição de tarefas demoradas que poderiam ser realizadas de forma mais eficiente.

Por exemplo, uma equipa pode passar várias horas todos os meses a preparar relatórios, organizar informação, atualizar ficheiros ou realizar processos administrativos.

Em muitos casos, a dificuldade não está na falta de esforço.

Está na falta de conhecimento sobre ferramentas, funcionalidades ou métodos que permitiriam executar essas tarefas de forma mais rápida.

Excel avançado, Power Query, Power BI, ferramentas de automação ou soluções baseadas em Inteligência Artificial são apenas alguns exemplos.

Assim, quando uma tarefa repetitiva continua a consumir demasiado tempo, vale a pena perguntar:

Existe uma forma mais eficiente de a realizar e a equipa sabe utilizá-la?

Se a resposta for não, poderá existir uma necessidade de desenvolvimento de competências.

2. Os erros repetem-se com frequência

Todas as organizações cometem erros.

No entanto, quando os mesmos erros surgem repetidamente, é importante perceber a causa.

Imagine, por exemplo:

• falhas no preenchimento de documentação;
• procedimentos realizados de forma diferente por cada colaborador;
• erros em folhas de cálculo;
• incumprimento de processos internos;
• dificuldades na utilização de equipamentos;
• falhas na aplicação de regras de qualidade ou segurança.

Nestas situações, corrigir apenas o erro resolve o problema imediato, mas não elimina necessariamente a sua origem.

Por isso, importa perceber se existe falta de conhecimento, interpretação incorreta de procedimentos ou ausência de competências específicas.

Além disso, uma análise das causas permite distinguir problemas de formação de outros problemas relacionados com processos, organização ou recursos.

3. Só uma ou duas pessoas sabem executar determinadas tarefas

Existe conhecimento importante concentrado numa única pessoa da organização?

Se a resposta for sim, existe um risco.

Quando apenas um colaborador sabe realizar determinado processo, utilizar uma aplicação ou responder a uma situação específica, a equipa torna-se demasiado dependente dessa pessoa.

Por exemplo, basta uma ausência, mudança de função ou saída da empresa para surgir uma dificuldade operacional.

Por outro lado, partilhar conhecimento dentro das equipas aumenta a autonomia e reduz esta dependência.

Neste contexto, desenvolver competências não significa necessariamente formar toda a organização sobre tudo.

Significa identificar conhecimentos críticos e garantir que existem pessoas suficientes capazes de os aplicar.

4. A equipa tem novas ferramentas, mas continua a trabalhar como antes

Muitas empresas investem em software, plataformas digitais ou novos equipamentos.

Contudo, a adoção de uma nova tecnologia não garante, por si só, uma melhoria da produtividade.

É comum encontrar situações em que uma organização implementou uma nova solução, mas os colaboradores continuam a utilizar processos antigos.

Por exemplo, podem continuar a:

• duplicar informação entre sistemas;
• realizar tarefas manualmente;
• criar relatórios fora da plataforma;
• utilizar apenas uma pequena parte das funcionalidades disponíveis;
• evitar determinadas ferramentas por falta de confiança.

Nestes casos, o investimento tecnológico já aconteceu, mas a organização ainda não está a retirar todo o valor desse investimento.

Por isso, sempre que introduzir uma nova ferramenta, deve avaliar se a equipa possui as competências necessárias para a utilizar de forma eficaz.

5. Os clientes fazem perguntas às quais a equipa tem dificuldade em responder

As necessidades de desenvolvimento de competências também podem tornar-se visíveis através dos clientes.

Novos requisitos, alterações legislativas, novas tecnologias ou mudanças no mercado podem fazer surgir questões cada vez mais específicas.

Consequentemente, uma equipa pode começar a sentir dificuldade em responder com rapidez e segurança.

Isto acontece, por exemplo, em áreas como:

• qualidade;
• segurança e saúde no trabalho;
• proteção de dados;
• cibersegurança;
• sustentabilidade;
• segurança alimentar;
• transformação digital.

Quando os colaboradores precisam constantemente de procurar ajuda externa ou encaminhar perguntas para outras pessoas, pode existir uma lacuna de conhecimento.

Naturalmente, nenhuma pessoa consegue dominar todos os assuntos.

Ainda assim, identificar os temas que surgem com maior frequência ajuda a perceber que competências se tornaram importantes para o negócio.

6. As funções mudaram, mas as competências não acompanharam

Os cargos podem manter o mesmo nome durante vários anos, mas as tarefas associadas a essas funções podem mudar profundamente.

Um profissional administrativo, por exemplo, trabalha hoje com ferramentas digitais muito diferentes das utilizadas há uma década.

Da mesma forma, funções nas áreas de recursos humanos, marketing, qualidade, produção ou gestão exigem atualmente competências que anteriormente tinham pouca relevância.

A Inteligência Artificial é um exemplo evidente.

Muitas equipas começaram a utilizar ferramentas de IA para criar conteúdos, analisar informação, resumir documentos ou apoiar determinadas tarefas.

No entanto, utilizar estas ferramentas sem conhecimentos adequados também pode gerar riscos.

Por isso, as organizações devem acompanhar a evolução das funções e perguntar regularmente:

O que é necessário saber hoje para desempenhar bem esta função?

Esta pergunta ajuda a identificar diferenças entre as competências existentes e as competências necessárias.

7. A organização está a mudar, mas a equipa não se sente preparada

Novos projetos, novos mercados, certificações, alterações de processos ou crescimento da empresa podem exigir novas competências.

Por exemplo, uma organização pode decidir:

• implementar um novo sistema de gestão;
• obter uma certificação;
• entrar num novo mercado;
• adotar novas tecnologias;
• reorganizar equipas;
• implementar novos processos;
• reforçar a segurança;
• melhorar a análise de dados.

Nestes momentos, a formação não deve surgir apenas depois de aparecerem dificuldades.

Pelo contrário, deve fazer parte da preparação para a mudança.

Assim, antes de iniciar uma transformação, é importante identificar o que a equipa precisa de saber para a acompanhar.

Desta forma, a organização reduz resistência, aumenta a confiança dos colaboradores e facilita a implementação das mudanças.

Nem todos os problemas se resolvem com formação

Apesar disso, é importante fazer uma distinção.

Nem todas as dificuldades de uma equipa resultam de falta de competências.

Um problema de desempenho pode ter outras causas, como:

• processos mal definidos;
• falta de recursos;
• ferramentas inadequadas;
• excesso de carga de trabalho;
• comunicação insuficiente;
• objetivos pouco claros;
• responsabilidades mal distribuídas.

Por isso, antes de escolher uma formação, deve identificar a causa do problema.

Se um colaborador sabe executar corretamente uma tarefa, mas não tem tempo, recursos ou informação para a realizar, uma formação dificilmente resolverá a situação.

Por outro lado, se a dificuldade resulta de falta de conhecimentos ou competências, então o desenvolvimento da equipa pode fazer uma diferença significativa.

Como identificar as competências de que a equipa realmente precisa?

Um diagnóstico de necessidades de formação não precisa de começar por um processo complexo.

Pode começar com algumas perguntas simples.

Por exemplo:

Que tarefas geram mais dificuldades?

Onde acontecem mais erros ou retrabalho?

Que competências serão importantes nos próximos 6 a 12 meses?

Que alterações estão previstas na organização?

Que conhecimentos estão concentrados em poucas pessoas?

Que ferramentas não estão a ser utilizadas em todo o seu potencial?

Que competências os próprios colaboradores gostariam de desenvolver?

As respostas permitem começar a construir uma visão mais clara das prioridades.

Além disso, é importante envolver responsáveis de equipa e colaboradores neste processo.

Quem executa as tarefas diariamente consegue, muitas vezes, identificar necessidades que não são imediatamente visíveis para a gestão.

Priorizar é tão importante como identificar

Depois de identificar várias necessidades, pode surgir outro problema: por onde começar?

Nem todas as competências têm a mesma urgência.

Por isso, pode classificá-las de acordo com critérios como:

Impacto no negócio

A competência influencia diretamente produtividade, qualidade, vendas ou satisfação do cliente?

Urgência

Existe uma alteração legal, tecnológica ou organizacional que torne esta competência necessária num futuro próximo?

Risco

A ausência da competência pode provocar erros, acidentes, incumprimentos ou problemas de segurança?

Frequência

A equipa utiliza esta competência todos os dias ou apenas ocasionalmente?

Abrangência

A necessidade afeta uma pessoa, uma equipa ou toda a organização?

Desta forma, consegue evitar um plano de formação baseado apenas numa lista de cursos e criar uma abordagem mais orientada para necessidades reais.

O regresso ao trabalho pode ser um bom momento para fazer este diagnóstico

Setembro representa, para muitas organizações, o início de uma nova fase de atividade.

Projetos retomam ritmo, equipas regressam das férias e começa a preparação do último trimestre do ano.

Por isso, este período pode ser particularmente útil para analisar o que funcionou até aqui e aquilo que precisa de melhorar.

Além disso, as conclusões retiradas agora podem ajudar a preparar o plano de desenvolvimento de competências do ano seguinte.

Em vez de decidir a formação apenas quando surge um problema, a organização passa a antecipar necessidades.

Esta mudança de abordagem permite ligar o desenvolvimento das pessoas aos objetivos do negócio.

Formação deve responder a uma necessidade concreta

Antes de escolher uma ação de formação, é importante definir o resultado pretendido.

Por exemplo, em vez de dizer:

“A equipa precisa de formação em Excel.”

Pode definir:

“A equipa precisa de reduzir o tempo necessário para preparar o relatório mensal e automatizar parte do tratamento dos dados.”

Esta segunda formulação torna a necessidade muito mais clara.

A partir daí, torna-se mais fácil decidir:

• que competências desenvolver;
• quem deve participar;
• que conteúdos fazem sentido;
• que modalidade utilizar;
• como avaliar os resultados.

Consequentemente, a formação deixa de ser vista como uma atividade isolada e passa a estar associada a um objetivo concreto.

E depois da formação?

O desenvolvimento de competências não termina quando acaba uma ação de formação.

Para produzir resultados, as pessoas precisam de aplicar o que aprenderam.

Por isso, as organizações podem criar oportunidades para colocar os novos conhecimentos em prática.

Por exemplo:

• atribuir pequenos projetos;
• rever processos;
• criar momentos de partilha interna;
• acompanhar indicadores;
• promover troca de conhecimento entre colegas;
• avaliar mudanças no desempenho.

Além disso, medir resultados ajuda a perceber se a necessidade inicial foi realmente resolvida.

Se o objetivo era reduzir erros, os erros diminuíram?

Se o objetivo era aumentar a produtividade, a tarefa passou a ser realizada mais rapidamente?

Se o objetivo era utilizar melhor uma ferramenta, a equipa passou a explorar novas funcionalidades?

Estas perguntas tornam a avaliação mais objetiva.

Conclusão

As necessidades de desenvolvimento de competências nem sempre aparecem de forma explícita.

Muitas vezes, revelam-se através de pequenos sinais: tarefas demoradas, erros repetidos, dificuldade em utilizar novas ferramentas, dependência de algumas pessoas ou insegurança perante mudanças.

Por isso, o regresso ao trabalho pode ser uma boa oportunidade para observar a forma como a equipa trabalha e identificar onde existem oportunidades de melhoria.

Mais do que criar um calendário cheio de ações de formação, importa perceber que competências podem ajudar as pessoas a trabalhar melhor e a organização a atingir os seus objetivos.

Quando existe esta ligação, desenvolver competências deixa de representar apenas um investimento em formação.

Passa a representar um investimento na capacidade da organização para se adaptar, melhorar e responder a novos desafios.

Fale connosco sobre as necessidades da sua equipa